Вакансии
8 (800) 200-20-97
Особенности переноса данных и обновления программы "1C:Зарплата и управление персоналом"

Особенности переноса данных и обновления программы "1C:Зарплата и управление персоналом"

В 2014 году фирма 1С сообщила о том, что в течение 2015 года в версии 2.5 конфигурации "Зарплата и планируется поддерживать только изменения законодательства и обновление форм регламентированной отчетности, а развитие функционала и меры по повышению удобства работы планируется реализовывать только в редакции 3.0. К моменту написания данной статьи никаких официальных уточнений к этой информации не поступало. Из других заявлений фирмы также становится понятно, что обязательного перехода на новую версию в ближайшее время не ожидается.

Возникает вопрос: зачем тогда переходить? Это как с передвижением в пространстве: можно идти пешком, передвигаться на велосипеде, а можно на машине или даже самолете. Цель – оказаться в нужном месте будет достигнута, но при этом усилия, затраченные на ее достижение, будут совершенно разные. Жизнь не стоит на месте и предъявляет новые требования к программным продуктам. Появившаяся версия написана на платформе 8.3, и использует ее новые возможности, такие как «облачные» технологии, поддержка удаленной online работы и другие.

Конечно, для бухгалтера и кадровика - это не совсем понятные слова. Поэтому рассмотрим новые возможности версии 3.0 подробнее

Новые возможности

В новой версии каждое предприятие может настроить программу с учетом своей специфики, без изменения конфигурации. Предположим, вам подарили кухонный комбайн, который может и взбивать коктейли, и измельчать продукты, и замешивать тесто. Но вас интересует только измельчение продуктов. Вы спокойно откладываете невостребованные насадки и используете его по нужному вам назначению. При этом имеющиеся возможности никуда не пропадают и если вам понадобиться взбить коктейль, вы легко сможете это сделать. Ведь насадка для взбивания никуда не делась, а только отложена вами на время. 

Так и с программой: не ведется на предприятии воинский учет, отмечаем это в настройках. После чего все документы и отчеты, связанные с воинским учетом, не будут отображаться для пользователей, но останутся в программе. А если в дальнейшем предприятие примет решение вести воинский учет в программе, то достаточно будет установить соответствующий флажок в настройках и нужный функционал станет доступными.

По такому же принципу каждый пользователь программы может самостоятельно настроить свой интерфейс. Например, расположить отчеты или журналы документов в нужной ему последовательности, удалить из интерфейса не используемые им документы и т.д. не прибегая к услугам программистов.

Наряду с поставляемыми видами начислений и удержаний имеется возможность создавать и настраивать пользовательские виды. При этом в настраиваемой формуле расчета могут использоваться различные виды показателей, что при грамотной настройке, позволяет решить большинство используемых на предприятии видов начислений без внесения изменения в конфигурацию. Так же пользователь может самостоятельно настроить шаблоны для ввода данных для показателей, используемых в расчете начислений или удержаний. В новой версии «кадровые» и «расчетные» документы объединены. Документы «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» и другие являются общими как для кадровика, так и для расчетчика, что позволяет избегать ошибок в расчете. Добавлена возможность непосредственно из документов начислений формировать ведомости на выплату.

Появились и новые документы, позволяющие назначать и отменять доплату за совмещение, оформлять подработку, регистрировать работу в выходные и праздничные дни, фиксировать и затем оплачивать переработку для сотрудников на суммированном учете. Введена возможность выбора предоставлять сотруднику за работу в выходные и праздничные дни повышенную отплату или дополнительный день отдыха, для регистрации которого появился документ «Отгул». Реализована возможность присоединения имеющихся дополнительных дней отдыха непосредственно к ежегодному отпуску сотрудника. Все эти возможности значительно облегчают труд, как кадровиков, так и расчетчиков. 

Дополнительные возможности появились и в части ведения штатного расписания. Сохранение истории изменения штатного расписания позволяет использовать для ввода новых позиций, изменения или закрытия уже имеющихся специальный документ «Изменение (утверждение) штатного расписания». Появилась возможность использовать в штатном расписании разряды и категории, что сокращает количество элементов справочника «Должности». Например, если раньше в справочнике должности надо было указывать «Инженер 1 категории», «Инженер 2 категории», то сейчас возможно использовать одну должность «Инженер», а уже в штатном расписании уточнять - «1 категории», «2 категории» и т.п.

Это лишь маленькая часть имеющихся в программе преимуществ по сравнению со старой версией. Но даже по ним видно как далеко ушла вперед новая версия.

Если вы решили, что хотите использовать новые возможности, то вам стоит переходить на новую программу. Многих пугает сам переход с версии на версию, но «кто не рискует – тот не пьет шампанское!». Очень важно грамотно подойти к этому переходу.

Выбор сценария переноса данных

Главный камень преткновения при обновлении программного обеспечения - перенос данных. Из-за существенных различий на новую версию не получится перейти простым обновлением конфигурации, а потребуется перенос имеющихся в программе кадровых и расчетных данных. Давайте разбираться. На сегодня разработчик предлагает два типовых варианта переноса: полный перенос данных (старый) и упрощенный перенос (новый). Оба варианта переноса реализованы как для переноса данных из программы «Зарплата и кадры. Версии 7.7», так и для «Зарплаты и управление персоналом. Версии 2.5».

Для правильного выбора варианта необходимо понимать, что переносится в каждом из вариантов и чем отличается один вариант от другого. Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Полный перенос

    подразумевает перемещение следующих данных:

  • Сведения об организации и регистрации ее в налоговых органах.
  • Параметры учета и другие настройки.
  • Данные о подразделениях и должностях.
  • Данные о сотрудниках и связанная с ними информация (персональные данные, право на вычеты по НДФЛ, лицевые счета, остатки отпусков и т.п.), классификаторы и другие данные.
  • Список начислений и удержаний, в том числе их настройки. При этом начисления и удержания переносят не все, а только те, которые использовались, т.е. которые упоминаются в переносимых учетных данных. Также при переносе происходит сопоставление старых видов начислений с имеющимися предопределенным в новой версии и если находится соответствие, то происходит замена на новый предопределенный.
  • Кадровая история и плановые начисления и удержания сотрудников с историей их изменения, значения показателей расчета зарплаты.
  • Сведения о выданных сотрудникам займах и их возврате, отпусках по уходу за ребенком.
  • Фактически произведенные сотрудникам начисления и удержания, в том числе назначенные и выплаченные пособия социального страхования, с целью формирования отчетности, корректного расчета НДФЛ, взносов, среднего заработка после переноса.
  • Сведения о взаиморасчетах с сотрудниками, выплатах и депонировании.

Период, за который переносятся данные, может быть определен при настройке переноса. Имеется возможность выбрать год, начиная с которого будут перенесены учетные данные. Например, если учет в данной базе ведется уже давно, и хранить устаревшие данные в новой редакции нет необходимости, можно ограничиться предлагаемым по умолчанию периодом переноса за два предшествующих календарных года. При этом будут перенесены только те сотрудники, которые работали на дату начала переноса данных или были приняты начиная с этой даты. Кадровые данные по таким сотрудникам будут перенесены в полном объеме, то есть за весь имеющейся в старой базе период. Данные о начисленных и выплаченных суммах, НДФЛ, взносах и т.п. будут перенесены только за указанный период. Список физических лиц при этом будет перенесен полностью.

Таким образом, при использовании полного переноса данных, есть как свои плюсы, так и минусы.

К плюсам можно отнести:

  • Наличие данных обо всех кадровых перестановках, что позволяет выпускать кадровую отчетность за перенесенный период, а не только с момента использования новой версии.
  • Нет необходимости назначать сотрудникам плановые начисления.
  • Переносятся все данные необходимые для дальнейшей корректной работы программы.

    Минусы следующие:

  • Процесс переноса данных занимает длительное время.
  • Полностью корректно переносится только нормативно-справочная информация, способ хранения которой не изменился в новой редакции. Остальная информация переносится с преобразованием данных.
  • Если в процессе эксплуатации старой базы значительно изменялись структура предприятия, используемые должности или виды начислений, все неактуальные данные будут перенесены в новую программу, так как они были задействованы в перенесенных кадровых документах. После этого придется вручную анализировать перенесенные данные на предмет их актуальности.
  • Все имеющиеся в старой базе ошибки будут перенесены в новую и могут проявиться в разных местах.
  • Данный вариант переноса не подходит к нетиповым конфигурациям.

Разработчик считает, что этот вариант переноса может быть востребован, только для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Упрощенный перенос

    рекомендуется разработчиком для использования и подразумевает перенос следующих данных:

  • Сведения об организации и регистрации ее в налоговых органах.
  • Параметры учета и другие настройки.
  • Данные о подразделениях и должностях.
  • Данные о сотрудниках и связанная с ними информация (персональные данные, право на вычеты по НДФЛ, лицевые счета), классификаторы и другие данные.
  • Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев.
  • Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года).
  • Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

При использовании этого метода достаточно выбрать месяц начала эксплуатации новой программы. При этом будут перенесены данные только по сотрудникам, работающим на предприятии на выбранный момент перехода.

    К плюсам данного способа можно отнести следующее:

  • Сам процесс переноса не занимает много времени.
  • Переносятся только актуальные данные справочников подразделений и должностей.
  • В новой базе нет данных о физических лицах, которые уже не используются в расчетах.
  • Вариант подходит как для типовых, так и для доработанных самостоятельно конфигураций.

    Из минусов:

  • Требуется настройка видов начислений и удержаний.
  • Необходимо назначить действующие плановые начисления либо позициям штатного расписания, либо непосредственно каждому сотруднику в документе «Данные на начало эксплуатации», если штатное расписание не ведется.
  • Необходимо вручную внести в программу данные об исполнительных листах и других плановых удержаниях, сведениях о займах сотрудников, а так же о действующих на момент переноса отпусках, в том числе и по уходу за ребенком.
  • Для корректной дальнейшей работы необходимо перенести данные об остатках отпусков по каждому сотруднику.
  • Кадровая отчетность будет формироваться корректно только с месяца переноса данных, так как данные о кадровой истории не переносятся.

Для наглядности приведем сравнение двух имеющихся способов переноса в виде таблицы:

Таблица 1 Сравнение вариантов переноса.jpg

Таблица 1. Сравнение вариантов переноса

Если используется нетиповая конфигурация, перед выбором варианта переноса следует хорошо изучить возможности новой редакции чтобы понять, что из имеющегося в старой редакции уже реализовано и не требует специальных доработок.

Проверка перенесенных данных

Итак, вы определились с вариантом переноса. Перенесли данные и, в случае упрощенного переноса, внесли недостающие. Но для начала полноценной работы в новой программе этого недостаточно. Чтобы в дальнейшем полностью доверять результатам, получаемым при расчете заработной платы, необходимо проверить перенесенные данные и изучить принципы работы в новой программе.

Что необходимо проверить и как это лучше сделать? Так как программа используется одновременно для ведения кадрового учета и для расчета заработной платы то и, о проверках поговорим в этих разрезах. Кадровикам следует проверить перенесенные данные по сотрудникам. Конечно, это не означает, что надо проверять каждого сотрудника, но сверить количество сотрудников в каждом подразделении необходимо.

Кроме того, нужно проверить сотрудников, работающих одновременно в одной организации по основному месту работы и по совместительству. Важным отличием от старой версии программы является то, что если с одним и тем же сотрудником заключены договоры разных видов (трудовой и гражданско-правового характера), то в новой версии программы нет необходимости отражать это с помощью двух элементов справочника сотрудников. Однако при переносе сотрудники переносятся «как есть» и автоматическое объединение таких элементов не производится. Чтобы в дальнейшем не путаться, по какому из таких сотрудников ведется учет можно скрыть к отображению сотрудников принятых по договорам гражданско-правового характера. Для этого необходимо вручную установить соответствующий флажок:

Для этого необходимо вручную установить соответствующий флажок.jpg


Карточка сотрудника и принцип хранения некоторых сведений о нем в новой версии изменились. Например, в редакции 3.0 не допускается расчет заработной платы, если у кого-либо из рассчитываемых сотрудников не указана дата рождения. Для проверки личных данных по сотрудникам можно воспользоваться имеющимися в программе отчетами. Например, основные личные данные сотрудников можно проверить с помощью одноименного отчета, данные воинского учета – с помощью отчета «Анализ карточек воинского учета». А проверить список сотрудников, оформленных по договору гражданско-правового характера, можно с помощью соответствующего отчета «Договорники». Также стоит проверить корректность и полноту перенесенных данных о стажах, образованиях, составе семьи и имеющихся льготах сотрудников.

В случае использования полного переноса необходимо проверить текущие кадровые данные и кадровую историю перенесенных сотрудников. Для этого можно воспользоваться отчетом «Штатные сотрудники». Требуют проверки и данные об отпусках по уходу за ребенком. Принцип работы с этим документом в новой редакции несколько изменен. Рекомендуется проверить список таких документов, образовавшихся в результате переноса. Например, прекращение отпуска по уходу, которое в редакции 2.5 было отражено документом изменения условий отпуска, в результате переноса в редакции 3.0 будет отражено документом "Возврат из отпуска по уходу".

Штатное расписание не переносится. Но его возможно сформировать на основе имеющихся кадровых данных. После этого необходимо вручную внести данные об имеющихся вакансиях и проверить ликвидированные позиции.

Расчетчикам обязательно нужно проверить корректность данных о среднем заработке. Ошибки встречаются как в начисленных суммах, так и в отработанных днях, участвующих в расчете. В основном это происходит по сотрудникам, у которых были отклонения от нормальных графиков работы (работа в выходные и праздничные дни, учебные отпуска и командировки). Требуется проверка вхождения годовой премии в средний заработок для оплаты по среднему и частично входящих выплат в средний заработок для выплаты социальных пособий (например, материальная помощь).Особое внимание стоит обратить на средний заработок тех сотрудников, которые в течение переносимого периода были приняты на работу не один раз (прием, увольнение, повторный прием) или одновременно на основное место работы и по совместительству.

При упрощенном переносе необходимо еще на этапе переноса данных определиться с видами начислений. В отличие от редакции 2.5, в 3.0 полный список поставляемых программой начислений и удержаний доступен не всегда. Некоторые начисления становятся доступны только тогда, когда при настройке программы выбрана соответствующая возможность. Вывод: нужно внимательно подойти к настройкам раздела расчета зарплаты. От правильных настроек будет зависеть количество доступных предопределенных видов начислений. Прежде чем создавать новый пользовательский вид, необходимо убедиться в том, что нет настройки, отвечающей за соответствующее начисление.

При полном переносе данных, как уже говорилось ранее, перечень используемых начислений и удержаний переносятся полностью. Но при этом происходит сопоставление начисления с поставляемыми начислениями новой редакции. Сопоставление производится по ряду признаков, таких как предопределенность начисления, установленный для него способ расчета. Если соответствие находится, то после переноса взамен начисления (или даже нескольких начислений) из редакции 2.5 в редакции 3.0 используется собственное начисление. Если такому начислению соответствует настройка в редакции 3.0, то она автоматически включается.

Например, предопределенному начислению редакции 2.5 "Оклад по дням" в редакции 3.0 соответствует поставляемое начисление "Оплата по окладу». После переноса в редакции 3.0 будет использоваться именно оно. Начисление «Оплата по часовому тарифу» в обеих редакция имеет одинаковое название, но для его использования при переносе в 3.0 выставляется настройка «Применение почасовой оплаты». Таким образом, необходимо проверить все ли начисления и удержания были перенесены должным образом, не появились ли виды, дублирующие предопределенные начисления. В случае использования перенесенных пользовательских видов начислений, необходимо проверить корректность формулы и других настроек.

Следует проверить, как перенеслись плановые начисления и удержания. Сделать это можно как непосредственно в карточках сотрудников, так и выполнив пробное начисление зарплаты. При этом расхождения в расчетах могут возникнуть из-за некорректного переноса как состава начислений, так и настроек каждого из начислений, показателей или значений показателей. Обратите внимание на разность подхода: в редакции 2.5 при заполнении плановых начислений при начислении зарплаты учитываются надбавки, указанные в штатном расписании, даже если они не были назначены в качестве плановых соответствующим сотрудникам. Если такая методика применялась, то после переноса необходимо вручную добавить такие надбавки непосредственно в плановые начисления сотрудников.

При использовании полного переноса данные о плановых удержаниях будут перенесены, но потребуется ручная корректировка некоторых данных.

Обратите внимание на исполнительные листы с удержанием до определенной суммы. В этих документах необходимо скорректировать суммы с учетом того, что было удержано с сотрудника ранее в старой программе. Также стоит во всех исполнительных листах проверить корректность указания платежного агента и данные по тарифам платежных агентов. В v 2.5 размер процента за перевод указывался в самом документе, а в новой редакции организован отдельный справочник «Тарифы платежных агентов». Если на предприятии использовались удержания добровольных страховых взносов в негосударственные пенсионные фонды и (или) на накопительную часть пенсии, стоит обратить внимание на то, что в новой редакции для занесения данных удержаний есть соответствующие документы с дополнительными возможностями.

Так, в документе «Удержание добровольных взносов в НПФ» появилось поле «Негосударственный пенсионный фонд», которое является обязательным для заполнения, а в 2.5 данной информации не было. Кроме того, в этом документе, так же как и в документе «Удержание добровольных страховых взносов», появился флажок определяющий предоставление социального вычета у работодателя при использовании этих видов удержаний. По умолчанию при переносе данный флажок остается незаполненным, и при расчете зарплаты будет автоматически предоставлен соответствующий налоговый вычет.

Налоговый вычет.png



Не предоставлять социальный вычет.png


При любом варианте переноса необходимо проверить данные по местам выплат заработной платы (через кассу, или на лицевые счета в банках). При использовании выплат на карты по зарплатным проектам необходимо заполнить справочник «Зарплатные проекты» и проверить, правильно ли определено место выплаты каждому сотруднику. Сделать это можно сформировав пробные ведомости каждого вида (ведомость в банк, ведомость перечислений на счета, ведомость в кассу).

В случае перехода на новую редакцию не с начала года, необходимо проверить правильность переноса данных по расчету страховых взносов и НДФЛ. Сделать это можно с помощью отчетов, имеющихся в программе («Анализ взносов в фонды», «Анализ НДФЛ по месяцам» и др.) На правильность расчета НДФЛ влияет также корректность и полнота переноса данных по стандартным и имущественным налоговым вычетам. Из-за того что принципы хранения информации по стандартным вычетам в новой редакции изменены необходимо проверить и эти данные.

Новая редакция существенно отличается от прежней, поэтому, прежде чем переходить на нее, необходимо изучить появившийся функционал и особенности работы с ним. Зачастую пользователи пытаются работать так, как привыкли в старой программе, а в новой версии это приводит к ошибкам.

О возможностях «1С:ЗУП» (v.3.0) проводятся вебинары, записи которых можно посмотреть здесь и здесь.

Наверх
Закрыть
Мы будем называть Вас по имени Нам нужна статистика запросов, чтобы сделать нашу работу лучше Мы ответим Вам в течение 8 рабочих часов
Позвоним Вам уточнить электронный адрес, если он окажется неверным

* Поля обязательны для заполнения

Мы будем называть Вас по имени
Мы ответим Вам в течение 8 рабочих часов Позвоним Вам уточнить электронный адрес, если он окажется неверным

* Поля обязательны для заполнения

Мы будем называть Вас по имени

* Поля обязательны для заполнения

Москва, ул. Скаковая, д. 17

Санкт-Петербург,ул. Караванная, д. 1

Другие способы связаться с нами:

Закрыть

Регистрация на мероприятие:

Начало в

Мы будем называть Вас по имени Нам нужна статистика запросов, чтобы сделать нашу работу лучше
На этот адрес мы вышлем ссылку для участия Позвоним Вам уточнить электронный адрес, если он окажется неверным

* Поля обязательны для заполнения

Другие способы связаться с нами: